Daran musst du vor einer Dienstreise denken

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Als professioneller Blogger hast du so einige Dienstreisen vor dir. Zumindest dann, wenn du dich nicht rein auf Kundenkontakte einschießt, die du online knüpfst. So gesehen ist auch jedes fremdveranstaltete Bloggerevent, jeder gemeinsame Brunch mit Kollegen und jedes Bloggertreffen eine Dienstreise für dich. Dabei gibt es so einige Dinge, die du unbedingt beachten solltest – und damit meine ich nun jetzt nicht, dass in der Zeit jemand auf deine Haustiere aufpassen müssen wird. Was du privat im Vorfeld organisieren musst, weißt du am besten. Meine Ich will dich mit diesem Artikel darauf vorbereiten, was du geschäftlich alles bedenken musst. Legen wir gleich los!

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1. Nimm dir einen Umschlag für Rechnungen mit

Von der Hotelrechnung bis zur Quittung in der Tankstelle, wenn das Auto vollgetankt wird – oder auch die Quittung für die Zugfahrkarten. All das zählt zu Reisekosten, die du steuerlich geltend machen kannst. Fehlen dir die ordentlichen Rechnungen, so kannst du nur Pauschalbeträge absetzen und die sind in der Regel sehr viel niedriger, als die tatsächlichen Kosten. Auch Parktickets sind daher unbedingt aufzubewahren.

Eine ordentliche Rechnung beinhalt gewisse Angaben. In jedem Fall muss die vollständige Adresse des leistenden Unternehmens, das Ausstellungsdatum, eine Auflistung der verrechneten Posten und der Steuerbetrag darauf enthalten sein. Überschreitet der Rechnungsbetrag die Grenze zur Kleinbetragsrechnung (in Österreich € 150,- und in Deutschland € 250,-), muss unter anderem auch deine vollständige (geschäftliche!) Adresse darauf verzeichnet werden.

Um keine der Rechnungen oder Quittungen zu verlieren, nutzt du am besten einen kleinen Umschlaf oder eine Klarsichthülle, die du dir dazu mitnimmst. Auch ein Notizbuch, das über ein kleines Kuvert an der Rückseite verfügt, ist dafür gut geeignet.

2. Packe Flyer oder Visitenkarten von dir ein!

Je nachdem, was du dazu nutzt, um offline auf deinen Blog aufmerksam zu machen; pack es ein! Du weißt nicht, wem du unterwegs begegnen wirst und welche Kontakte zu zusätzlich knüpfen wirst. Besonders, wenn du nicht mit dem Auto unterwegs bist und du stattdessen Zug & Co. nutzt, kommst du schnell mit anderen Leuten ins Gespräch.

3. eCard und Ausweis müssen immer dabei sein

Dieser Punkt sollte selbstverständlich sein. Es sind die Dinge, die du auch im Alltag immer bei dir haben solltest. Ganz besonders auch dann, wenn es ins Ausland geht. Wenn es hart auf hart kommt, kann man nicht noch zusätzliches Chaos gebrauchen, weil die Sache mit etwaigen Arztkosten nicht geklärt ist.

Auch willst du bei einzelnen Fahrzeugkontrollen, die oftmals reine Routinestichproben sind, keine unangenehmen Zwischenstopps einlegen müssen. Ganz wichtig für Österreicher: In Deutschland besteht gemäß § 1 PAuswG eine Ausweispflicht im ganzen Land.

4. Notiere dir die Nummer deines Konsulats

Auch bei Auslandsreisen wichtig: Du solltest immer die Nummer des für dich zuständigen Konsulats parat haben. Im Notfall auch die der Botschaft oder einer anderen Stelle, die dir hierzu Auskunft bzw. zumindest die richtige Nummer geben können. Mittlerweile ist es zumindest in der EU einfach, eine Internetverbindung ohne Roaminggebühren herzustellen. Über die Grenzen hinaus wird es jedoch schwierig.

Gerätst du auf deiner Reise in eine Notlage – die schon durch einen Unfall passieren kann – so brauchst du diese Nummer, damit du z.B. Auskunft über deine Sozialversicherung erhältst und wie du nun am besten verfährst. Ich selbst hatte immer das Motto, dass ich lieber eine Nummer zu viel dabei hatte, die ich dann nicht gebraucht habe, als mich anschließend zu ärgern, dass sie nirgendwo notiert war.

5. Hast du eine Dienstreiseversicherung?

Wo wir schon beim Thema Unfall sind. Denke darüber nach, dich selbst und dein Gepäck während der Geschäftsreise abzusichern. Das erspart dir im Ernstfall jede Menge Sorgen. Dabei ist immer zu unterscheiden, ob du eine Versicherung zur Reisehaftpflicht, im Falle eines Unfalls oder z.B. eine Fahrzeugversicherung abschließt. Vor allem, wenn du oft auf Geschäftsreisen musst, lohnt sich so etwas schnell. Obendrein lässt es sich steuerlich absetzen!

6. Bei Auslandsreisen: Achtung auf Steuerfreigrenzen

Wie viel Bargeld ein Blogger auf seiner Reise mitnimmt, ist natürlich abhängig von der dortigen Tätigkeit. Unsere Berufsgruppe trifft die Steuerfreigrenze eher selten, aber trotzdem solltest du dich sicherheitshalber darüber informieren, welche Bestimmungen für dein Zielland gelten und ab wann du deine Reise vorher beim Zoll anmelden musst.

7. Umweltplakette, Maut und Autobahnvignette

Bleiben wir noch länger bei Dienstreisen, die dich ins Ausland führen. Fährst du von Deutschland nach Österreich, musst du zum Beispiel unbedingt an die Autobahnvignette bedenken. Besitzt du diese nicht, kann dir das ganz schön teuer kommen. Umgekehrt musst du als Österreicher in Deutschland die Umweltzohnen bedenken, wenn du ein Dieselauto fährst. Und in jedem Fall kann es dazu kommen, dass du Mautgebühren bezahlen musst.

8. Bei Autoreisen Mitführpflichten beachten

Für die Mitführpflichten bei Autoreisen in Europa hat ÖAMTC eine gute Übersicht zusammengestellt. Gleiche zuerst ab, welche dieser Dinge du mitführen musst. Einige davon sind nicht ganz so gewöhnlich für den österreichischen und deutschen Standard. Etwa ein Ersatzlampenset, das du dabeihaben musst, wenn dich deine Reise nach Montenegro, Serbien, Tschechien oder Kroatien führt.

9. Kein Navi? Routen planen – inklusive Ersatzroute!

Das Schlimmste, was dir unterwegs passieren kann, wenn du kein Navigationsgerät besitzt, ist, dass es irgendwo eine Umleitung gibt. Wenn du zuvor auf gut Glück losgefahren bist, weil ja doch die Ausschilderung im Normalfall ganz ausreichend ist (zumindest, wenn du in eine größere Stadt möchtest), dann erlebst du spätestens hier eine böse Überraschung. Glaub mir, ich weiß das aus Erfahrung.

Also entweder gleich auf ein Navi setzen, oder dir zuvor ansehen, welche Ersatzroute für dich infrage käme. Solange du in der EU bist, kannst du das ganz locker auch unterwegs über Google Maps nachschauen.

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