Es ist ein Problem, das jeder kennt. Man ist bereits kurz davor, sich bettfertig zu machen oder lässt sich ausgepowert auf das Sofa fallen. Doch so richtig will sich das Gefühl nicht einfinden, dass man über den Tag hinweg wirklich geschafft hat, was man sich vorgenommen hat. Schuld daran sind – und von denen lauern im Alltag viel mehr, als zunächst gedacht.
Nur du bist für dein Zeitmanagement verantwortlich, niemand sonst. Daher kommen nun 20 wichtige Zeitfresser im Alltag mitsamt wertvollen Tipps, wie du diese effektiv in den Griff bekommen kannst. Immerhin sind auch wir Blogger absolut nicht davor gefeit!
Kommen wir daher nun zu meiner Liste von 20 Zeitfressern, die ich für dich vorbereitet habe, damit du erfährst, wie du dich gegen sie wehren kannst.
1. Perfektionismus
Hierbei handelt es sich um den wohl hartnäckigsten und zugleich einen, der am weitesten verbreitet ist. Da wir uns in einer Leistungsgesellschaft befinden, leidet man schnell an dem Problem, das Gefühl zu haben, nicht gut genug zu arbeiten. Perfektionismus übernimmt den Alltag und hindert dich daran, Aufgaben rasch zu beenden, um die nächsten zu beenden.
Gestehe dir Fehler ein. Siehe diese nicht als negativ an, sondern lerne daraus und beginne dadurch, positiver zu denken. Wer nicht zu hart mit sich selbst ins Gericht geht, neigt auch weniger stark auf Stress zu reagieren.
2. Fernsehen
Eigentlich schaltet man ihn doch ein, um nur kurz nachzusehen, was in den Nachrichten läuft. Danach beginnt so eine interessante Dokumentation und Stunden später wird die spannende Krimiserie fortgesetzt. Ehe man sich versieht, ist es plötzlich Abend und der Fernseher hat einen davon abgehalten, die Arbeit fertig zu bekommen.
Ablenkung ist hin und wieder gut, um auch einmal entspannen zu können. Aber man sollte sich nicht dadurch von der Arbeit abbringen lassen. Nicht umsonst heißt es. „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen.“
3. E-Mails
Lass gar nicht zu, dass du zu viel Zeit damit zubringst, dich durch Mails zu wühlen, die für dich gar nicht von Interesse sind. Lösche dich aus unnötigen Newslettern und ähnlichen Mailverteilern. Sorge zudem dafür, dass aktuelle Mails möglichst schnell abgearbeitet sind und du keine Nachrichten darin behältst, die nicht wirklich noch aufbewahrt werden müssen.
4. Multitasking
So oft wir auch versuchen, uns einzureden, dass wir zu Multitasking fähig sind; nur in den seltensten Fällen ist das tatsächlich der Fall. Besonders im Berufsalltag ist es wichtig, sehr präzise und vor allem korrekt zu arbeiten. Erledige daher eine Aufgabe nach der anderen. So sorgst du außerdem dafür, nach jedem abgeschlossenen Punkt auf deiner To-Do-Liste für ein Erfolgserlebnis.
5. Zu viel Störung durch Besucher
Plane die Gespräche mit deinen Kunden und führe einen Terminkalender, wenn du häufig Termine hast. So kannst du dich ideal darauf vorbereiten und vermeidest, dass du durch spontane Gäste in deinem aktuellen Tun unterbrochen wirst.
6. Internet, Facebook & Co.
Obwohl es durchaus seine Vorzüge hat, dass man heutzutage von fast überall Zugang zum Internet hat, kann das zu einem ziemlichen mutieren. Kurz wird ein Mail gecheckt, dann die Postfächer der Sozial Media Accounts. Und plötzlich findet man sich auf einer Seite voller philosophischer Sprüche, während die Zeit verstreicht. Auch hier gilt. Erst die Arbeit erledigen, dann Spaß haben und sich mit Freunden unterhalten. Selbstbeherrschung ist hier das Zauberwort – und auch, wenn es anfangs schwer ist, wird das immer einfacher. Versprochen.
7. Telefonanrufe
Gehe am Telefon nicht auf verbindliche Aussagen ein. Vereinbare einen Termin oder sprich eine Nachricht auf deine Mobilbox, in der du deine Mailadresse angibst. So hast du die Möglichkeit, den Anruf einfach zu ignorieren, wenn du im Moment keine Zeit hast. Wenn du Zeit findest, hörst du deine Sprachbox ab oder hast womöglich sogar eine E-Mail vom Anrufer erhalten.
8. Arbeiten ohne Prioritäten
Ohne sich zuvor Prioritäten gesetzt zu haben wird es ziemlich schwierig, den Überblick zu behalten. Schreibe dir To-Do-Listen, priorisiere hier Aufgaben nach Bedarf.
9. Aufschieben unliebsamer Dinge
Jeder hat Dinge, die er nicht so gerne hat. Sie immer vor sich herzuschieben lässt sie allerdings nicht verschwinden. Vielleicht ist es sogar eine Erleichterung für dich, zunächst die Dinge zu erledigen, die du nicht so gerne hast. In dem Moment bist du noch voller Motivation und frischer Energie. Probier es aus.
10. Unzuverlässigkeit bei Terminen
Obwohl Termine vereinbart werden, sind diese keine Garantie dafür, dass sie auch eingehalten werden. Erkundige dich, ob die vereinbarten Zeitpunkte noch in Ordnung gehen, um zu vermeiden, dass du unnötige Autofahrten auf dich nimmst.
11. Falsche Arbeitsmittel
Um deinen Arbeitstag optimal organisieren zu können, bedarf es natürlich auch der passenden Hilfsmittel. Bereits ein Kalender hilft dir dabei, deine Termine im Auge zu behalten. Doch mit dem Besitz von solchen Werkzeugen ist es noch nicht getan. Du musst Ordnung halten, dir ein eigenes System aneignen, das deinen Bedürfnissen entspricht. Bereits bei der farbigen Markierung von Terminen, um schnellstmöglich zwischen Kunden, Geschäftspartnern und privaten Anlässen unterscheiden zu können, werten dein System ungemein auf.
12. Zu viel Smalltalk
Jeder hat Verständnis dafür, dass es manchmal einfach Momente gibt, in denen die Arbeit gezwungener Maßen vorgeht. Kommuniziere es ohne schlechtem Gewissen, wenn du zu viel zu tun hast, um dich zu unterhalten.
13. Ausufernde Besprechungen
Gespräche, die völlig vom ursprünglichen Thema abgleiten sind ein ähnlich problematischer Fall, wie der vorergehende Zeitfresser. Vermeiden kannst du so etwas, indem du bereits im Vorfeld die Gesprächsziele genau festlegst. Da du im optimalen Fall ohnehin Termine vereinbarst, ist es ratsam, hier auch gleich Themen festzusetzen, die besprochen werden müssen. So gibst du nebenher auch deinem Gesprächspartner die Möglichkeit, sich auf diese Besprechung vorzubereiten. Neben den praktischen Nebeneffekten strahlt dies eine hohe Professionalität aus.
14. Fehlendes Delegieren
Nicht delegieren zu können ist fast so problematisch, wie der nicht enden wollende Perfektionismus. Aber an manchen Stellen muss man einsehen, dass man nicht alles selbst machen kann. Es ist besser, dass du dich anderen Menschen anvertraust und dir bei deinen Problemen helfen lässt. Arbeitest du in einem Team, so gib Aufgaben ab, von denen du weißt, dass sie dir selbst schwerfallen werden.
15. Unordnung
Niemand kann bei Unordnung gut arbeiten. Zwar heißt es immer, dass ein Genie das Chaos beherrscht, aber wenn selbst derjenige dann einmal den Überblick verliert, wird es ziemlich unlustig. Organisiere dir ein paar Ablagen. Du kannst diese auch nutzen, um Dokumente anhand ihrer Dringlichkeit einzustufen. Zum Beispiel, indem du sie mit verschiedenfarbigen Tapes versiehst.
16. Nicht „Nein“ sagen können
Selbst, wenn man es gerne tun würde, man kann einfach nicht für jeden da sein. Es ist daher besser, dass du deine Grenzen genau kennst und dann auch einmal verneinst, wenn es notwendig wird. Habe kein schlechtes Gewissen dabei. Behalte dir immer im Hinterkopf, dass du auch dann niemandem von Nutzen bist, wenn du ein Burnout hast oder dich anderweitig psychisch kaputtmachst.
17. Planloses Einkaufen
Einkaufen kann auch ein ziemlicher sein. Vor allem dann, wenn es unorganisiert geschieht. Einkaufslisten mögen zwar etwas altmodisch wirken, aber wirklich ohne sie können wir auch nicht. Vermeide also, sinnlos Zeit für den Einkauf zu verschwenden und am Ende obendrein die Hälfte zu vergessen.
Du kannst übrigens Listen auch in der Nähe der Küche oder Speisekammer anbringen. Es gibt welche, die durch einen Magnet am Türrahmen angebracht werden können. Andernfalls hilf dir selbst und platziere sie mittels Nagel und Paketschnur an einer Wand. Möglichst in Augenhöhe, damit du die Liste immer siehst und darüber nachdenkst, ob du noch etwas dazuschreiben könntest, was fehlt. So ärgerst du dich abends nicht, die Seife vergessen zu haben, wenn es längst zu spät ist.
18. Aufgaben nicht zu Ende führen
Ob nun Ablenkungen daran schuld sind, die wir selbst verursachen, oder weil andauernd weitere E-Mails eingehen, macht keinen Unterschied. Werden Aufgaben nicht zu Ende geführt, so verliert man früher oder später den Überblick. Es wird mühsam, deine To-Do-Liste abzuarbeiten und vielleicht passieren sogar Fehler. Vermeide dies, indem du dir vornimmst, jede Aufgabe zu beenden, ehe die nächste begonnen wird.
Lege zudem kurze Pausen zwischen zwei Punkten auf deiner Liste ein, um dich kurz erholen zu können. So startest du in jede Angelegenheit mit neuen Kräften. Steh dabei vom Schreibtisch auf, wende dich vom Bildschirm ab und öffne ein Fenster. Frische Luft wird dir guttun und hilft dir dabei, einen klaren Kopf zu erhalten.
19. Smartphones
Ja, es ist schon praktisch, dass man zu jeder Zeit und von überall aus erreichbar ist. Genau das kann aber ebenso ein ziemlicher Fluch sein. Gönne dir Pausen von der ständigen Erreichbarkeit. Erlaube dir, einfach Mal ein paar Minuten oder sogar Stunden nicht für andere da zu sein. Wenn du nicht nebenher andauernd von der Arbeit abgelenkt wirst, nehmen dich deine Mitmenschen auch als deutlich entspannter wahr. Schließlich bist du das dann auch.
20. Fehlende Kommunikation
Zu guter Letzt geht es um fehlende Kommunikation. Etwas, das uns nicht nur im Arbeitsleben Probleme bereitet. Kommuniziere deine Bedürfnisse offen und mache keinen Hehl daraus, dass du gerade sehr beschäftigt bist und keine Zeit dafür hast, um mit anderen in Kontakt zu treten. Biete allerdings auch gleichzeitig an, auf diejenigen zuzugehen, wenn es dein Terminkalender zulässt. So bleibt niemand mit einem negativen Gefühl zurück.